Advision Consulting

Gestão de Escala

Entrevista sobre Gestão de Escalas

Na última semana, recebemos Victor Guerra, fundador da Moavi para uma conversa em torno de produtividade em operações de varejo e gestão de escala.

Nesta entrevista, foi apontado que a principal inspiração para elaboração da solução de WFM  veio de visitas nas mesmas lojas em horários diferentes, onde eram encontrados momentos com poucos colaborares e muitos clientes e momentos com muitos colaborares e poucos clientes.

Na sequência, foram apresentados alguns dos principais desafios associados à gestão da força de vendas WFM como:

(1) Gasto excessivo na elaboração das escalas e geralmente um tempo gerencial;

(2) Apesar do alto investimento de tempo, é produzido um produto de baixa eficiência, onde os colaborares não estão nos horários necessários;

(3) Alto risco de passivo trabalhista, uma vez que os responsáveis podem não ter um grande conhecimento da legislação (geralmente complexa), e uma falta de planejamento pode gerar situações de não cumprimento das leis;

 (4) Baixo controle, dado que muitos varejistas não conseguem avaliar de forma simples, como estão sendo executadas as escalas em suas operações;

(5) Conflito de interesse uma vez que geralmente, há uma tendência da escala ser montada para atender ao colaborador, ao invés da operação/cliente.

Também foi abordado de que forma uma solução eficiente de escalas suporta o varejista, respondendo a duas perguntas principais dos clientes:

1º como definir estrategicamente os melhores dias para conceder folgas;

2º como definir os melhores horários de entrada, intervalo e saída de cada colaborador.

Para entregar isso de maneira personalizada, uma solução precisa ser alimentada com 3 combustíveis:

  • Histórico de vendas;
  • Restrições operacionais;
  • Restrições trabalhistas.

Como construir uma escala eficiente foi o assunto seguinte, onde a partir dos desafios encontrados no dia-a-dia, foram sendo apontados como aumentar a eficiência de uma escala.

Foi citado ainda o modelo de entradas em blocos, ou seja, metade da equipe entrando na abertura (7h) e metade no fechamento (14h) como um ofensor. Grande parte dos varejos não possuem fortes vendas nas aberturas. O pico muitas vezes é 11h-12h.

Todos os colaboradores que entraram às 7h (nesse exemplo), irão precisar sair para intervalo nesse período. Nesse exemplo teremos mais colaboradores disponíveis na abertura da loja, do que no pico (11h-12h). Resolver esse quebra cabeça sem a ajuda de uma solução fica bem difícil.

Foi ressaltado também os benefícios esperados ao implantar uma solução em gestão de escalas. Entre elas, foram destacadas a melhor distribuição dos horários e folgas dos times, a melhor experiência de compras com menos filas, maior qualidade de atendimento e nível de serviço. Além disso, foi destacado a redução de carga de trabalho, gerando bem-estar e melhoria no ambiente de trabalho e redução do tempo de liderança na elaboração das escalas.

Na reta final da entrevista, discutiu-se a importância do acompanhamento dos resultados e execução das escalas e o papel fundamental dos dados e relatórios na gestão.

Por fim, foi avaliado o tempo de implementação e de que forma é possível capturar rapidamente os benefícios de uma revisão do modelo de gestão operacional.

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